Agent IA Gestion Administrative

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Agent IA Gestion Administrative

Publié le January 20, 2025 · Temps de lecture 4 minutes · Créé par Andyrama

Installation de l'agent

Crédits requis :5 crédits

Coût unitaire (50€/crédit) :250€

Coût avec Pack (30€/crédit) :150€

+ Abonnement mensuel nécessaire (dès 30€/mois)

Agent IA Gestion Administrative - Automatisez votre paperasse

Introduction

La gestion documentaire est chronophage et source d'erreurs. Notre agent IA automatise le tri, le classement, l'archivage et la recherche de tous vos documents administratifs. Retrouvez n'importe quel document en quelques secondes et libérez-vous des tâches administratives répétitives pour vous concentrer sur votre cœur de métier.

🔨 Problématiques Client (Langage BTP)

Arrêtez de perdre du temps et de l'argent sur votre paperasse !

Le Délai : Temps perdu à chercher des documents (contrats, devis, factures) dans des dossiers éparpillés.
La Charge Mentale : Classement incohérent, non standardisé et difficulté à respecter les obligations légales d'archivage.
La Répétition : Traitement manuel des factures fournisseurs et autres documents récurrents.
L'Oubli : Risque de perte de documents importants et pas de traçabilité des accès.
La Confusion : Documents éparpillés entre emails, Drives, et archives papier.

💡 La Solution Agent Administratif : Ce qu'il fait pour vous

Notre agent IA centralise, analyse et classe l'intégralité de vos flux documentaires en toute sécurité.

1. Capture Intelligente Multi-Sources

Flux n8n : Sources multiples → OCR → Extraction métadonnées → Classement

L'agent collecte automatiquement les documents depuis :

Boîtes mail (Factures fournisseurs, contrats reçus).
Scanners réseau et applications mobiles.
Dossiers partagés (Google Drive, Dropbox, OneDrive).
Plateformes dédiées (Chorus Pro, Portail URSSAF, etc.).

2. OCR et Classement Automatique

L'intelligence artificielle lit, comprend et classe vos documents sans intervention humaine.

Extraction de données : Reconnaissance optique (OCR) pour extraire dates, montants, numéros de SIRET, et catégories comptables.
Classement Dynamique : Archivage automatique dans l'arborescence définie (Ex: Fournisseur / Nom_Fournisseur / Année / Facture).
Indexation : Le document est indexé intégralement (texte + métadonnées) pour une recherche instantanée.

3. Recherche et Conformité Légale

Assurez un historique complet et une conformité sans effort.

Recherche Instantanée : Retrouvez n'importe quel document en tapant un mot-clé, même s'il est dans le corps d'une image scannée.
Archivage Sécurisé : Respect des durées légales de conservation et traçabilité des accès.
Audit Trail : Historique complet des modifications et des validations pour chaque document.

🔗 Couplage avec vos Outils (L'écosystème Pro)

Notre Agent IA est clé en main et s'intègre à 100% dans l'environnement de votre entreprise.

Type d'Outil	Exemples d'Outils (Couplage IA)	Scénario Concret (Valeur)
Stockage & Drive	Google Drive, Dropbox, OneDrive, Serveurs FTP	L'agent surveille, centralise et classe automatiquement les fichiers déposés dans ces dossiers.
Comptabilité	QuickBooks, Sage, Exact, Logiciels d'Expert-Comptable	L'agent exporte directement les pièces comptables (factures, notes de frais) dans le format requis.
Communication	Gmail, Outlook, Slack	L'agent détecte les documents attachés aux emails et notifie l'équipe en cas de document urgent manquant.

🔑 Questions Fréquentes (FAQ)

Q : L'OCR fonctionne-t-il bien sur documents manuscrits ? R : Oui, avec un taux de réussite de 70-80% sur écriture lisible. Les documents imprimés sont reconnus à 98%.

Q : Puis-je migrer mes archives papier existantes ? R : Absolument ! Nous pouvons scanner et classer vos archives. Comptez 0,50€ par page pour la prestation complète.

Q : Mes documents sont-ils sécurisés ? R : Oui. Chiffrement en transit (SSL/TLS) et au repos (AES-256), hébergement en Europe (RGPD), backup quotidien, accès tracés.

Q : Puis-je définir mes propres catégories de classement ? R : Oui ! L'arborescence est 100% personnalisable selon votre organisation et vos besoins.

Q : Que se passe-t-il si je résilie ? R : Vous récupérez l'intégralité de vos documents en export ZIP. Aucune rétention de données après résiliation.

Conclusion

La gestion administrative ne devrait pas vous prendre des heures précieuses chaque semaine. Notre agent IA la transforme en un processus fluide, automatique et fiable. Retrouvez n'importe quel document en quelques secondes, respectez vos obligations légales et libérez-vous du temps pour développer votre activité.

Automatisez votre administration dès aujourd'hui !

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Détails technique

Cet agent s'intègre parfaitement avec nos autres solutions : Comptabilité, Facturation, Conformité pour une gestion administrative 100% automatisée.

Agent IA Gestion Administrative - Détails Techniques

Ce document détaille les composants techniques et les étapes de configuration qui constituent l'agent IA de gestion administrative, justifiant un total de **5 Crédits d'Installation**.

Pré-requis d'Intégration

**Accès Sources Documentaires :** Accès sécurisé (OAuth 2.0 ou Clé API) à vos sources de documents (Google Drive, Dropbox, boîte mail, ERP).
**Accès Comptabilité/ERP :** Clé API (API Key) et/ou jetons d'accès pour l'outil de comptabilité/ERP cible (ex: Sage, Pennylane, Sellsy).
**Arborescence :** Définition claire de l'arborescence de classement souhaitée pour l'archivage automatique.

Workflow Détaillé (5 Crédits)

Trigger : Réception Fichier Multi-Source

1 Crédit

Déclenchement lors de la détection d'un nouveau fichier (PDF, image) dans les sources définies (email, dossier partagé, scanner réseau).

Protocole: IMAP / OAuth 2.0 / Webhooks (Drive/Dropbox)

Step 1 : OCR & Extraction de Données

2 Crédits

Envoi du document à un moteur d'OCR (Optical Character Recognition) pour extraire tout le texte, puis extraction des métadonnées (montant, date, fournisseur).

Protocole: API OCR & JSON Parsing

Step 2 : Classification IA

1 Crédit

L'Intelligence Artificielle analyse le contenu et les métadonnées pour classer le document dans l'arborescence définie (Ex: Facture Fournisseur > Électricité > Septembre 2025).

Protocole: LLM (Classification)

Step 3 : Archivage & Renommage

1 Crédit

Renommage du fichier selon un standard défini (Ex: 2025-09-15_Facture_EDF.pdf) et archivage sécurisé dans le dossier cible.

Protocole: API Cloud Storage (Drive/SharePoint)

Total Crédits d'Ingénierie : 5

Travail estimé : 5h à 7h d'intégration spécialisée.

Exemple de Configuration (API Calls)

Extrait d'une requête API typique pour le traitement OCR et l'archivage.

// Exemple de soumission d'un fichier à l'API OCR (Step 1)

const documentFile = fileBuffer; // Buffer binaire du PDF/Image
const ocrResponse = await fetch('https://api.ocr-service.com/v1/extract', {
    method: 'POST',
    headers: {
        'Authorization': 'Bearer ' + OCR_API_KEY,
        'Content-Type': 'application/pdf', // ou image/jpeg
    },
    body: documentFile,
});

const extractedData = await ocrResponse.json();

// Traitement (Step 2 & 3)
const metadata = {
    date: extractedData.date,
    montant: extractedData.total_amount,
    fournisseur: extractedData.vendor_name,
    type: classifyDocument(extractedData.text) // Fonction LLM/Modèle
};

// Renommage et archivage
const fileName = `${metadata.type}_${metadata.fournisseur}_${metadata.date}.pdf`;

await fetch('https://api.cloud-storage.com/v1/files', {
    method: 'PUT', // Upload
    headers: { 'X-Filename': fileName },
    body: documentFile,
});